En connectant HelloSign à Cirrus Shield vous bénéficiez d’une solution de signature électronique qui permet à vos équipes d’envoyer, de faire signer et de sauvegarder les documents essentiels à leur activité en toute sécurité. Les signatures électroniques accélèrent vos workflows, améliorent les délais de traitement des documents et réduisent les cycles de vente.
1- Inscrivez-vous à HelloSign
Le connecteur Cirrus Shield pour HelloSign requiert un forfait API. Créez un compte HelloSign avant de continuer cette procédure.
Une fois votre compte HelloSign créé, il vous faudra récupérer la clé API et le Client ID pour configurer le connecteur Cirrus Shield pour HelloSign.
Connectez-vous à votre compte HelloSign puis accédez à cette page.
Pour récupérer la clé API, cliquez sur “Générez la clé API” ou “Afficher la clé” si celle-ci a déjà été générée.
Pour récupérer le Client ID, il vous faut créer une Application API. Pour cela, cliquez sur “Créer” une application API. Complétez le formulaire comme suit en remplaçant [ClientName] par le nom de votre société :
Cliquez sur le bouton “Créer une Application” pour créer l’application ainsi configurée. Vous obtenez ainsi le Client ID que vous pourrez recopier dans la page de configuration du connecteur Cirrus Shield pour HelloSign.
2- Connectez-vous à Cirrus Shield CRM pour configurer le connecteur HelloSign
- Accédez au Menu de configuration (en cliquant sur votre nom en haut à droite)
- Puis cliquez sur “Extensions” (Ã gauche) > Bouton Nouveau > Extension HelloSign > Installer.
- Insérez le Client ID et la Clé API que vous avez obtenu précédemment dans les champs correspondants.
- Notre connecteur prend en charge les balises de signatures vous permettant d’insérer des balises dans le document à signer et qui contiendront les signatures. Si vous souhaitez utiliser cette fonctionnalité dans vos modèles de documents, cochez la caser “Utiliser des balises de texte”. Si vous ne souhaitez pas utiliser cette fonctionnalité ou ne savez pas ce que c’est, nous vous recommandons de laisser cette case non cochée.
- Insérez les information de connexion de votre compte Cirrus Shield (identifiant et mot de passe)
- Configurez l’extension en insérant:
- Le sujet du courrier : ce texte est utilisé dans l’objet de l’email qui est envoyé aux signataires.
- Le corps du courrier : ce texte est utilisé dans le corps de l’email qui est envoyé aux signataires.
3- Assurez vous du paramétrage des champs sur l’objet Documents
Le statut de la signature d’un document est automatiquement mis à jour par HelloSign dans Cirrus Shield. Celui-ci met à jour le champ “Signature_Status”. Il faut donc vous assurer que ce champ existe sur l’objet Document et qu’il contient bien les valeurs suivantes :
| Intitulé du champ (Label) | Nom API |
| Envoyé pour | signature signature_request_sent |
| Visualisé | signature_request_viewed |
| Signé | signature_request_all_signed |
| Refusé | signature_request_declined |
| Email incorrect | signature_request_email_bounce |
| En erreur | signature_request_invalid |
| En erreur | file_error |
| En erreur | unknown_error |
                                     Â
4- Ajoutez le bouton HelloSign dans le module “Documents”
- Dans Cirrus Shield, cliquez sur Configuration > Objets > Détails de l’objet Document > onglet Boutons personnalisés.
- Créer un nouveau bouton et nommez-le “Envoyer pour signature”. Paramétrez ce bouton de la manière suivante :
- Étiquette : Envoyer pour signature
- Type d’affichage : DetailPageButton
- Comportement : ExecuteJavaScript
- Fonction Appel : send_to_sign()
- Code de fonction :
function send_to_sign() {
try{
let org = GetOrganizationInfo();
let recordGUID = GetRecordGUID();
let myDoc = GetDataByID(recordGUID, "Document", "Contact, File, Name");
let contact = GetDataByID(myDoc.Contact, "Contact", "First_Name, Last_Name, Email");
var objUser = GetUserInfo(GetLoggedInUserGUID());
const obj = {
OrganizationGUID: org.Id,
SignerName: contact.First_Name,
SignerEmail: contact.Email,
CSrecordGUID: recordGUID,
CSObjectName: "Document",
CSFieldName: "File",
};
var formData = new FormData
console.log(JSON.stringify(obj, null, "\t"));
formData.append("SignatureRequest", JSON.stringify(obj));
var signatureRequest = $('#form1').serializeArray();
$('.loader').show();
$.ajax({
url : "https://hsign.cirrus-shield.net/api/HsignManager/SignatureCreateforCS",
type: "POST",
contentType: false,
processData: false,
data : formData,
success: function(response){
if(objUser.Language=='fr')
{
alert("Demande de signature envoyée avec succès.");
}
else
{
alert("Signature request sent successfully.");
}
},
error: function(response){
if(objUser.Language=='fr')
{
alert("Échec de la demande de signature.");
}
else
{
alert("Signature request failed.");
}
},
complete: function(){
$('.loader').hide();
}
});
}
catch(error)
{
alert(error.message);
}
}
- Enregistrez ce paramétrage.
- Sélectionnez les profils qui ont accès à ce bouton. Les profils qui ne sont pas sélectionnés ne verront pas ce bouton.
- Redirigez-vous vers le Module “Document” dans le CRM.
- Cliquez sur le document souhaité.
- Vous retrouverez le bouton créé :
5- Créer un document dans Cirrus Shield
L’étape suivante consiste à ajouter un fichier dans le Module document. Pour cela
- Créer un nouveau document dans le module « Document » et téléchargez le fichier à signer (types de documents acceptés : Word ou PDF).
- Complétez dans le champ Contact le contact auquel vous souhaitez envoyer le document pour signature.
- Notre connecteur prends en charge les balises de signatures vous permettant d’insérer des balises dans le document à signer et qui contiendront les signatures. Si vous souhaitez utiliser cette fonctionnalité dans vos modèles de documents, renseignez-vous auprès de l’administrateur de votre environnement si cette fonctionnalité a été activée.
- Téléchargez le document dans Cirrus Shield. Vous pouvez faire un glisser-déposer du document sur le bouton « Upload » :
- Cliquez sur le bouton « Enregistrer » pour enregistrer le document.
- Pour envoyer le document pour signature au contact associé à ce document, cliquez sur le bouton « Envoyer pour signature ».
- Votre contact recevra un email comme ci-dessous :
Le Client doit cliquer sur « Review & Sign », il sera alors redirigé vers une page où il devra cliquer sur « Click to Sign » pour signer :
Vous recevrez un email automatiquement de la part de HelloSign si le signataire a visualisé ou signé le document.
Le signataire reçoit également un email de confirmation lorsque le document est signé.
Une fois le document signé, celui-ci est mis à jour dans le module “Document” dans l’enregistrement. La version signée écrase la version non signée du document.
6- Connectez-vous à HelloSign pour faire un suivi de vos documents
