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Importation de données

Utilisez l’Importation de donnée/Import Wizard afin d’importer vos prospects, comptes et contacts (limité à 20000 enregistrements) dans votre environnement Cirrus Shield. Un assistant (Import Wizard) vous guidera tout au long du processus d’import.

Mais, avant cela, il est essentiel de suivre les étapes ci-dessous pour que l’import réusisse.

Il faut toujours commencer par nettoyer le fichier en supprimant tous les doublons, corrigeant les fautes d’orthographe, supprimant toute autre erreur, espace ou information inutile.

1- Nettoyer votre fichier Excel

Voici les étapes à suivre pour nettoyer votre fichier Excel:

Étape 1 : Supprimer les doublons
Étape 2 : Corriger les fautes d’orthographe et caractères spéciaux
Étape 3 : Faire attention aux cellules vides
Étape 4 : Supprimer les espaces inutiles avant ou après les e-mails


Étape 1 : Supprimer les doublons


Ouvrez votre fichier Excel qui contient toutes les données.
Notez qu’il existe deux façons pour supprimer les doublons dans votre fichier Excel :

Option 1:

1- Sélectionnez la colonne dans laquelle vous voulez récupérer et supprimer les doublons (email, adresse…).
2- Allez dans “Données”.
3- Cliquez sur “Supprimer les doublons”.

4- Cliquez sur “Supprimer les doublons…” et cocher la case ” Continuer avec la sélection en cours” lorsque vous recevrez le message ci-dessous :

5- Cliquez sur “OK”

Option 2:

Détectez les doublons en utilisant la formule ci-dessous sur une colonne que vous insérez avant la colonne où vous voulez repérer les doublons. Dans ce cas il faut insérer la formule avant la colonne D et écrire :
=SI(NB.SI($D$2:D3, D5)>1, “Doublon”,””)

Excel surligne en rouge les doublons comme indiqué ci-dessus.

Note : Nous vous recommandons de configurer un champ unique par objet dans le CRM afin d’éviter les doublons. Par exemple le champ E-mail est unique pour les prospect et les contacts, et le champ Nom est unique pour les comptes.


Étape 2 : Corriger les fautes d’orthographe et caractères spéciaux


Il est important de corriger les fautes d’orthographe dans le fichier pour ne pas perdre de temps à les corriger un à un dans le CRM.

Il faut également faire attention aux caractères spéciaux (@¤√\©…) et les remplacer pas les bonnes lettres :


Étape 3 : Faire attention aux cellules vides


Ne pas remplir les cases avec des valeurs si on ne souhaite pas remplir le champ, il suffit de garder la case vide.
Il faut également supprimer tous les espaces inutiles dans la cellule :


Étape 4 : Supprimer les espaces inutiles avant ou après les e-mails


Lorsque vous insérez vos e-mails dans votre fichier, il se peut qu’il y ait des espaces avant ou après ces e-mails. Il faut supprimer ces espaces :

Vous êtes maintenant prêts à corriger les formats du fichier !


2- Faire attention aux exigences aux formats et à l’ordre d’import

Une fois votre fichier Excel nettoyé, vous devrez comparer ses colonnes avec les champs dans Cirrus Shield.

Si dans votre fichier Excel il existe une colonne qui n’est pas présente en tant que champ dans Cirrus Shield, créez ce champ personnalisé dans le Menu de configuration. Attention à bien choisir son type. S’il est de type “liste de sélection” ne pas oublier d’insérer une valeur.

Insérez des colonnes additionnelles dans le fichier Excel si besoin.


Les données que vous intégrez dans le CRM doivent respecter un format spécifique selon le type de champ.
Pour éviter les messages d’erreur après l’import du fichier, voici les exigences et formats à respecter avant d’importer le fichier dans Cirrus Shield :

1- Format valeur de liste de sélection ou multi-liste de sélection.
2- Format date et date/heure.
3- Format case à cocher.
4- Format Devise ou pourcentage.
5- Champs obligatoires.
6- Insérer la colonne Propriétaire/ Utilisateur CRM dans le fichier Excel.

7- Ordre d’import


1- Format valeur de liste de sélection ou multi-liste de sélection


Pour les champs de type Liste de sélection, il faut choisir la valeur technique de la liste des valeurs.
Pour saisir les valeurs techniques des listes de sélection, il faut :
visiter la Configuration dans Cirrus Shield > Objets > Contact (ou l’objet dans le quel vous importez vos données (Prospect/Compte..)) > Détail -> Champs personnalisés > Cliquez sur Détail du champ liste de sélection (Ex: Secteur d’activité) > Copier les valeurs de la colonne « Name » > Collez chaque valeur dans la cellule convenable dans le fichier Excel :

En l’occurrence, les valeurs du champ « Secteur d’activité » :

Pour les valeurs de multi-sélection, les valeurs doivent être séparées par une virgule et doivent reprendre le format de la valeur technique API (Français = Francais)


2- Format Date et Date/heure


Pour les champs de type Date, il faut remplir la date sous le fomat suivant : AAAA-MM-JJ (2021-11-28)
Pour les champs de type Date/Heure, il faut remplir la date sous le format suivant : AAAA-MM-JJ HH:MM:SS+TZ (2021-11-28 12:21:05+01) où le TZ est le fuseau horaire (TimeZone en anglais)

Vous pouvez changer le format de la date en cliquant sur Accueil > Standard > Autres formats numériques :

Cliquez sur Personnalisée (dans la liste à gauche) et dans la section Type (au milieu) écrivez le format correct puis sauvegardez.


3- Format case à cocher


Les valeurs de cases à cocher dans le fichier doivent contenir soit 1 soit 0.

1 = cochée
0 = pas cochée


4- Format Devise ou pourcentage


N’ajoutez pas les symboles $ ou % pour les champs de type Devise et les Pourcentage. Ecrivez uniquement les numéros (ex: 10 au lieu de 10%).


5- Champs obligatoires


En important, la présence des données est obligatoire pour tous les champs obligatoires dans Cirrus Shield.
Par exemple: « Nom » est un champ obligatoire dans Cirrus Shield. Assurez-vous que la colonne « Nom » contient des valeurs dans votre fichier Excel.
Mais si l’opération choisie est « Mettre à jour un enregistrement », vous n’êtes donc pas obligé d’insérer des valeurs pour les champs obligatoires.


6- Insérer la colonne Propriétaire/ Utilisateur CRM dans le fichier Excel


Pour éviter l’échec de l’import, il faut ajouter une colonne essentielle à la fin de votre fichier Excel qui est la colonne Propriétaire ou Utilisateur CRM. Cette étape est essentielle car les données doivent être liée à l’Utilisateur du CRM qui est vous (le propriétaire de ce CRM). Dans cette colonne que vous ajoutez, il doit y avoir l’Id ou l’Id Externe du Propriétaire présent dans votre CRM. Nous expliquerons ci-dessous la différence entre ces deux termes et les étapes à suivre.

Dans votre CRM, le champ Propriétaire est présent sur tous les objets. C’est un champ de type relation de recherche.

Il existe deux façons de remplir la colonne Propriétaire/ Utilisateur CRM dans le fichier :

  1. En insérant l’Id de l’Utilisateur :
    Configuration dans Cirrus Shield > Gestion des utilisateurs > Cliquer sur le Nom de l’utilisateur en bleu > Copier L’Id présent dans l’URL en haut dans votre navigateur > Insérez cet Id dans le fichier Excel dans la colonne Propriétaire/Utilisateur CRM. (dans ce cas l’Id est 2592193136117681113)

2. En choisissant un champ Id Externe dans l’objet Propriétaire (exemple l’Identifiant/Username) :
Configuration ans Cirrus Shield > Objet > Utilisateur > Détails > Modifier Identifiant > Cochez la case champ Id Externe > Enregistrer.

Maintenant, vous pouvez ajouter l’identifiant de l’utilisateur dans la colonne « Propriétaire » de votre fichier Excel à la place de l’id mentionné dans le point numéro 1.

Si l’opération d’import est « Insert » : il suffit de saisir l’Id Cirrus Shield de l’Objet et l’insérer dans la cellule du fichier Excel. L’Id d’un enregistrement se trouve dans son URL (point numéro 1).

Si l’opération d’import est « Upsert » : il faut remplir la cellule du fichier Excel avec la valeur du champ Id Externe de l’objet cible.
(Par exemple dans l’objet « Collectivité », le champ ID Externe est le « Code INSEE ». Il faut donc mettre le code INSEE de la collectivité dans la case).


Ordre d’import


De manière générale si un objet a une relation avec un autre objet alors il doit être importé après l’objet auquel il est lié. Par exemple un contact est lié à un compte. Il faut donc importer les comptes avant les contacts. Exemple :

  • Pour le fichier des clients : 1- Importer les sociétés (comptes) / 2- Importer les contacts clients.
  • Pour le fichier des sessions de formation : 1- Importer les sociétés / 2- Importer les contacts / 3- Importer le catalogue de formation/ 4- Importer les formateurs / 5- Importer les sessions de formation

Vous êtes maintenant prêts à convertir votre fichier Excel sous format CSV avant de l’importer dans Cirrus Shield


3- Convertir le fichier en format CSV et encodage UTF-8 avec LibreOffice

Une fois votre fichier Excel nettoyé, corrigé et formatté il faudra le convertir en Format CSV.
Si vous avez des caractères spéciaux (é, è, à, ç…), vous devez enregistrer votre fichier Excel avec l’encodage UTF-8. Nous vous recommandons d’utiliser « LibreOffice Calc » pour cet encodage afin de citer chaque valeur e cellule.

Pour cela :

1- Installer le logiciel LibreOffice sur votre PC ou Mac en cliquant sur ce lien.

2- Une fois installé, Ouvrir votre fichier Excel d’import sauvegardé sur votre PC avec LibreOffice.

3- Sauvegarder votre fichier sous format CSV, cocher la case “Éditer les paramètres du filtre” puis cliquer sur Enregistrer.

4- Lorsque vous recevez le message ci-dessous, cliquer sur “Utiliser le format texte CSV”

5- Sélectionner l’encodage UTF-8 dans “Jeu de caractères”
6- Sélectionner la virgule dans “Séparateur de champ”
7- Sélectionner les guillemets dans “Séparateur de chaîne de caractères
8- Cocher les deux case “Enregistrer le contenu de la cellule comme affiché” et “Mettre entre guillemets toutes les cellules de texte.

Vous êtes maintenant prêts à importer votre fichier!


4- Importer le fichier dans le CRM

Vous venez de convertir votre fichier sous format CSV et Encodage UTF-8 comme indiqué dans la section précédente.
Il est temps d’importer votre fichier dans Cirrus Shield. Pour cela :

Connectez-vous à Cirrus Shield > Cliquez sur Votre nom > Menu de Configuration > Cliquez sur Importation de données (à la fin à gauche).

  1. Chargez votre fichier CSV enregistré et sélectionnez comme séparateur de texte la virgule (,).
  2. Sélectionnez l’object dans lequel vous désirez importer des données. (Prospect, Contact, compte, Devis …)
  3. Sélectionnez l’opération que vous souhaitez effectuer avec les données:
    • Ajouter des enregistrements (Insert) :
      L’insertion des enregistrements vous permet uniquement d’ajouter de nouveaux enregistrements dans le CRM. Assurez-vous toujours de supprimer tous les doublons et de créer un champ unique pour l’email.
    • Mettre à jour des enregistrements (Update) :
      La mise à jour des enregistrements vous permet tout simplement de mettre à jour les enregistrements sans avoir la possibilité de créer de nouveaux. Assurez-vous d’insérer l’Id ou L’Id Externe.
    • Ajouter et mettre à jour des enregistrements (Upsert) :
      Cette action vous permet de faire les deux de ces opérations.
    • Supprimer des enregistrements (Delete) :
      Cette action vous permet de supprimer des enregistrements en masse au sein de l’organisation.
      Par exemple: vous désirez supprimer les prospects dont leur statut est égal à Perdu. Créez alors une vue personnalisée avec les critères de filtres correspondants et exporter la vue en format CSV. Téléchargez le fichier CSV dans l’importation de données, choisissez l’opération « supprimer des enregistrements » et mappez les colonnes de l’Id ou l’Id externe avec les champs correspondants dans Cirrus Shield.
  4. Associez/ Mapper les colonnes du fichier Excel avec les champs du CRM.
    Il faut toujours mappé le champ Propriétaire/ Utilisateur CRM (que vous avez ajouté dans le fichier Excel) à l’Owned Id. Une fois ceci fait une petite case apparaîtera. Décochez-la si vous avez utilisé l’identifiant et Cochez-la si vous avez utilisé l’id de L’URL.
  5. Confirmez vos choix et Démarrez l’importation des données.

    L’utilisateur qui a initié l’importation de données reçoit un statut d’email une fois l’opération terminée, ainsi qu’un fichier d’erreur au cas ou certains enregistrements n’ont pas été importés.

Pour comprendre comment corriger le fichier d’erreur cliquez ici.


5- Corriger un fichier d’erreur

L’utilisateur qui a initié l’importation de données reçoit un statut d’email une fois l’opération terminée, ainsi qu’un fichier d’erreur attaché au mail au cas où certains enregistrements n’ont pas été importés.

  • Ouvrez le fichier avec LibreOffice car Excel ne lis pas les caractères spéciaux. La colonne « Erreur explique pourquoi la donnée n’a pas été importée.
  • Corrigez l’erreur et enfin réimportez le fichier d’erreur dans Cirrus Shield.

6- Messages d’erreur

Si vous recevez le m’essage d’erreur suivant :
Une exception s’est produite et l’opération a échoué. Veuillez contacter votre administrateur.””Object reference not set to an instance of an object

Cela veut dire qu’il y a des cellules dans votre fichier excel qui sont vides mais qui contiennent des espaces inutiles.
Il faut bien nettoyer le fichier Excel et ne garder aucun espace vide ou des “-” dans les cellules.
En effet, comme expliqué dans le point numéro 1 – Etape 3, les cellules vides ne doivent rien contenir (ni d’espaces, ni de symboles).

Pour détecter ces cellules vides mais qui contiennent des espaces ou des “-” vous pouvez dans Excel filtrer vos colonnes il faut :

  • Cliquer sur une colonne du fichier Excel (une où vous souhaitez détecter les cellules vides avec espaces ou symboles).
  • Cliquer dans Excel en haut dans la barre sur Données.
  • Cliquer sur Filtrer.
  • Vous aurez une petite flèche sur la colonne sélectionnée
  • Cocher uniquement la case “Vide”.
  • Passer sur chaque cellule vide pour vérifier s’il y a des espaces inutiles.
  • Effacer ces espaces et faire de la même manière pour les autres colonnes du fichier.
  • Importer le fichier de nouveau.

7 – Modèles d’import

Vous pouvez télécharger les fichiers qui se trouvent ci-dessous et les importer dans votre interface Cirrus Shield.

A noter que les enregistrements qui se trouvent dans ces fichiers sont des données fictives. Ceci sert de test pour comprendre l’importation.

Vous pouvez changer ces données par les votres en respectant les exigences et format d’import et en suivant ces instructions dans l’aide en ligne.

Important : Il est obligatoire d’ouvrir ces fichiers avec LibreOffice après les avoir téléchargé

Voici les fichiers à télécharger:

Contact ou prospect

Compte / Entreprises / Cabinets

Produits

Catalogue de formation

Services

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