Qu’est ce que l’assistant de déduplication ?
Dans Cirrus Shield, certains enregistrements sont considérés des doublons selon des critères mis en place par l’utilisateur. Par exemple : Deux Contacts qui ont le même e-mail. Dans ce cas, ces enregistrements sont considérés comme doublon car l’adresse mail a déjà été utilisée.
L’assistant de déduplication a pour but de fusionner les enregistrements doubles.
Accéder à l’assistant de déduplication
Vous avez la possibilité d’accéder à l’assistant de déduplication à partir de n’importe quel objet.
Prenons comme exemple le Module Contact :
- Cliquez sur le bouton Duplication Wizard qui se trouve dans le Menu des actions en haut à gauche :
Choisir les champs de critère
1- Optez pour un ou plusieurs champs de critères lorsque vous définissez les doublons :
2- Vous pouvez sélectionner 2 champs de critères : ‘Pays’ et ‘Prénom’ comme critères d’identifications des doublons, le système va rechercher tous les enregistrements de contact qui ont le même Pays et le même Prénom. Par exemple : France et Roland
3- Si vous sélectionner 1 champ de critère : Prénom, cliquez sur le bouton « Trouver les doublons »
4- Une liste de tous les enregistrements doubles vont être affichée.
Fusionner les doublons
Vous avez possibilité d’afficher les enregistrements en doublon par ordre alphabétique ou par nombre de doublons en cliquant sur le nom de la colonne.
Le nombre total de conflits est le nombre total d’enregistrement doublon du critère choisis. Dans ce cas 43.
Par exemple, on peut voir que le prénom Robert existe 7 fois.
Fusionnez toutes les personnes qui ont pour prénom Robert pour qu’ils deviennent 1 enregistrement. Pour cela :
- Cliquez sur le bouton « Voir » afin d’afficher les résultats et toutes les informations des contacts ayant comme prénom Robert .
- Puis sélectionnez les contacts à fusionner. Vous pouvez tout choisir à fusionner ou choisir un certain nombre.
- Choisissez 3 enregistrements à fusionner
- Ensuite cliquez sur Suivant.
Une table de fusion va s’afficher où l’administrateur devra choisir l’enregistrement principale et les doublons à supprimer :
Si vous choisissez l’enregistrement N°1 comme enregistrement principal, vous trouverez ci-dessous les informations liées à cet enregistrement(Salutation, Title, Last Name, Extension…).
Vous pouvez même choisir de modifier certaines informations en ajoutant celle d’un autre enregistrement comme par exemple le Titre de l’enregistrement 2, le Nom de famille de l’enregistrement N°3.
Dans la première colonne grise on peut voir le résultat de la fusion effectuée.
Cliquez sur le bouton « Fusionner ».
Une alerte s’affichera afin de confirmer la fusion de ces enregistrements
De ce fait, les contacts et leurs objets reliés seront transférés à l’enregistrement principal et cette action de fusion ne peut pas être annulée.
Cliquez sur le bouton « Je comprends, Fusionner maintenant ».
Vous allez recevoir une note en tête de page affichant que ces enregistrements ont été fusionnés avec succès. Vous pouvez recevoir un message d’erreur en cas d’erreur.
A noter que le tableau affiche un maximum de 2000 doublons. Une petite étoile s’affichera dans chaque ligne au cas ou des enregistrements manquent. Ces enregistrements exsitent mais ne sont uniquement pas affichés.
- Cliquez sur « Terminer » lorsque vous terminez votre fusionnement.
Vous vous retrouvez dans la fenêtre initiale de l’assistant de déduplication.
