Objectif:
Les objectifs de ce guide sont les suivants :
- Préparer la mise en place du portail(modèle de données)
- Activer le portail.
- Activer des utilisateurs pour le portail
- Préparer des données pour l’usage du portail
1 – Préparation de la mise en place du portail
Il faut premièrement s’assurer que tous les champs requis pour le portail formateur existent sur l’environnement. Pour cela, regarder le fichier excel ci-dessous et vérifier que tous les champs existent et sont correctement configurés sur l’environnement: Placeholder for excel file
2-Activation du portail
Premièrement, visiter le lien de configuration du portail :
https://teacher.cirrus-shield.net/Configuration?orgid={ID de l’environnement}
Exemple : https://teacher.cirrus-shield.net/Configuration?orgid=3398168867118598228
Sur cette page, remplir les champs username et password avec les identifiants de l’environnement.
Si l’environnement est un environnement Beta, cocher la case “Sandbox Mode”.
Si l’environnement n’utilise pas le concept de “Cours” (Plusieurs cours différents enseignés durant une seule formation), cocher la case “Course”. Cela cachera les éléments reliés à ce concept.
Finalement, cliquer sur “Créer” ou “Create” pour activer le portail formateur sur cet environnement.
3- Activer des utilisateurs pour le portail:
Premièrement, il faut s’assurer que l’environnement possède suffisamment de licences “Formateur” pour activer de nouveaux utilisateurs.
Pour cela, il faut aller sur la page de configuration (Seul l’administrateur de l’environnement peut y accéder).
Ensuite, cliquer sur l’onglet “Organisation” et sur la page de l’organisation, cliquer sur “Licences”.
Sur cette page, regarder les licences de type “Portal”. Dans la colonne des licences restantes vous permettra de savoir si l’environnement possède suffisamment de licences pour de nouveaux utilisateurs sur le portail..
Une fois que c’est fait, il faut aller sur le formateur pour qui on souhaite activer l’utilisateur portail et cliquer le bouton “Activer son portail formateur” entouré en rouge dans l’image ci-dessous.
Ce bouton va créer un utilisateur pour le formateur désigné et lui envoyer un mail avec le lien du portail ainsi que son utilisateur et son mot de passe.
Pour configurer le mail envoyé au formateur, il faut aller dans les modèles d’email et modifier (ou créer s’il n’existe pas) le modèle “Activation du portail formateur”.
Attention, il ne faut pas modifier les champs “UserPlaceholder” et “PasswordPlaceholder” car c’est là que seront indiqués l’utilisateur et le mot de passe généré pour l’utilisateur.
4-Préparer des données pour l’usage du portail :
A cette étape, le portail ainsi que des utilisateurs ont étés activés. Il est à présent temps de préparer les données que verront les formateurs sur leurs portail
Note: Ceci montre les étapes à suivre pour toutes nouvelles données, mais toutes données préexistantes seront déjà visible pour un formateur si son utilisateur est activé..
– Cliquer sur l’onglet session et créer une nouvelle session.
– Il faut s’assurer de remplir les sections aperçu et lieu de la formation car la majorité de ces informations sont visibles sur le portail :
Une fois la session créée, cliquer sur le bouton “Compléter les informations de la session” entourée en rouge.
Ce bouton va récupérer des informations du produit tel que le nombre minimal/maximal de participants, nombre d’heures et de jours et autres (dépendamment des informations présentes sur le produit).
De plus, il va créer le formateur dans l’onglet “Formateurs” affiché sur la capture d’écran ci-dessus.
Ceci est nécessaire pour assurer la visibilité de la session pour le formateur.
Ensuite, il faut créer les différentes séances de la session. Pour cela, cliquer sur le bouton “Gérer le planning” entouré en rouge sur la capture d’écran ci-dessous :
Ce bouton permet de rapidement créer des séances ainsi que les présences des participants correspondants.
Finalement, si besoin d’afficher des documents spécifiques à cette session pour les formateurs qui l’enseigne, il est possible de les créer dans l’onglet “Documents (publiques)”.
Attention: ces documents seront aussi visibles pour les participants de cette session. Si le document ne doit être visible au participants qu’à partir d’une certaine date, il faut entrer dans le champ “date du document” une date correspondante.
Si vous souhaitez partager des documents avec un formateur spécifique, il faut créer ce document à partir du formateur en question :
Finalement, si un document doit être visible pour tous les formateurs (exemple : matrice de notes de frais), il faut créer ce document à partir de l’onglet “Documents” et cocher la case “Visible pour tous les formateurs”
