Introduction
L’objectif de ce guide est de démontrer toutes les fonctionnalités disponibles pour un formateur sur le portail formateur.
1-Page d’accueil
Ceci est la première page que le formateur verra lorsqu’il se connecte.
A gauche nous avons une liste d’onglets qui sera discutée dans les sections à venir.
Au milieu, nous avons deux sections. La première affiche les sessions dont des séances ont lieu aujourd’hui alors que la seconde affiche celles dont des séances auront lieu dans les 10 prochains jours.
Le formateur peut voir un petit résumé de la séance, tel que le lieu, l’horaire et le nombre de participants.
Il peut aussi directement accéder à la session concernée en cliquant sur son nom.
Finalement, en haut à droite nous avons le nom du formateur avec un lien vers notre site d’aide et l’option de se déconnecter.
2-Liste des sessions
L’onglet “Liste des sessions” permet de visualiser toutes les sessions dans lesquelles le formateur enseigne au moins une séance. Pour accéder aux détails de la session, cliquer sur son nom.
2.1 Détails
Sur les détails de la session, le formateur peut voir des informations sur la session ainsi que d’autres onglets au haut de la page auxquels il peut accéder en cliquant dessus
2.2 Participants
L’onglet participants affiche une liste de participants pour une session donnée. Le formateur peut cliquer sur le nom d’un participant pour accéder à sa page de détails.
2.2.1 Détails
Sur les détails d’un participant, le formateur peut voir des informations plus détaillées sur un participant ainsi qu’enregistrer des notes et accéder au relevé de présences du participant. Toute note enregistrée sur un participant est directement transmise à l’organisme.
2.3 Jours
L’onglet “Jours” permet de voir une liste de toutes les séances d’une formation. Le formateur à le choix entre plusieurs modes d’affichage (mois, semaine, jour et liste)
Si le formateur clique sur le mode d’affichage “Liste”, un bouton avec une icône de signature apparaîtra. Si la fonctionnalité “Émargement électronique” a été configurée pour l’organisme, le formateur peut cliquer dessus et accéder à l’émargement électronique sur lequel les participants signeront leurs présences pour une séance directement.
2.3.1 Détails
Lorsque le formateur clique sur le nom d’une séance, il est redirigé à la page de détails de la séance.
Sur cette page, le formateur peut cliquer sur l’onglet “Relevé de présences” pour modifier les présences des participants.
2.2.2/2.3.2 Relevé de présences
Il y a 2 moyens d’accéder à la page relevé de présences : À partir d’un participant ou à partir d’une séance.
S’il y accède à partir d’un participant, il verra tout le relevé de présences d’un participant sur la session entière.
S’il y accède à partir d’une séance, il verra le relevé de présences de tous les participants sur une séance.
Sur cette page, le formateur peut cliquer sur “Modifier” sur une ligne de relevé de présences pour y apporter des changements.
Lorsqu’il clique sur modifier, certains champs du tableau seront éditables et le formateur pourra entrer les heures réalisées, d’absence justifiées/non justifiées et un statut pour le matin et l’après-midi.
Une fois une ligne modifiée, le formateur clique sur “Sauvegarder” pour appliquer les modifications.
2.4 Documents
L’onglet “Documents” sur une session permet de visualiser tous documents associés à une session.
Pour télécharger un document, cliquer sur son nom.
Le formateur peut ajouter des documents à cette section pour qu’ils soient visibles pour les participants (Portail apprenants). Pour cela, cliquer sur “Nouveau document”.
Lorsque le formateur clique sur “Nouveau document”, une fenêtre s’ouvre pour remplir les informations du document et le charger.
La date de visibilité d’un document est un champ optionnel. Celui-ci servira à afficher le document aux participants (Portail apprenants) uniquement à partir de la date indiquée.
2.5 Notes de frais
L’onglet Notes de frais permet au formateur d’enregistrer ses notes de frais.
Pour en créer une nouvelle, cliquer sur “Nouvelle note de frais”.
Lorsque le formateur clique sur “Nouvelle note de frais”, une fenêtre s’ouvre pour que le formateur remplisse les informations de cette note de frais.
Le formateur peut aussi charger un document de justificatif pour cette note de frais.
2.6 Incidents qualités
L’onglet incidents qualités permet au formateur de voir les incidents qualités reliés à une session.
Pour en créer un nouveau, cliquer sur l’icône “+”.
2.6.1 Enregistrement
Lorsque le formateur clique sur le bouton “+”, une fenêtre s’ouvre pour remplir les détails de l’incident et son urgence.
2.6.2 Résolution
Pour accéder au détails d’un incident qualité, cliquer sur son nom.
L’organisme a accès aux incidents qualités enregistrés par le formateur.
Une fois l’incident résolu, l’organisme peut indiquer des commentaires qui seront affichés dans les détails de cet incident dans les champs “Commentaires organisme formation” et “Plan de résolution”.
2.7 Enquêtes de satisfaction
L’onglet enquêtes de satisfaction représente les enquêtes à remplir par un formateur pour une formation donnée.
Ces enquêtes sont différentes des enquêtes de satisfaction stagiaire.
Pour accéder à ces enquêtes, cliquer sur le lien affiché en bleu.
.2.8 Notes
L’onglet notes permet d’enregistrer des notes sur une session donnée.
Pour en créer une nouvelle, cliquer sur “Nouvelle note”.
Lorsque le formateur clique sur “Nouvelle note”, une fenêtre s’ouvre pour remplir son contenu.
2.9 Codes QRs
Pré-requis : le portail apprenant est configuré pour l’environnement.
Le bouton “QR codes” génère des codes QR pour le portail apprenant.
Dans le cas où l’organisme souhaite que le formateur donne accès au portail apprenant aux participants d’une session, cliquer sur ce bouton.
Les participants devront scanner leur code QR correspondant pour accéder à leur portail.
3- Mon planning
L’onglet “Mon planning” affiche au formateur toutes les séances qu’il a ou va enseigner.
Le formateur à le choix entre plusieurs modes d’affichage (mois, semaine, jour et liste)
Le formateur peut accéder directement à une session en cliquant sur le nom d’une séance.
4- Mes absences
L’onglet “Mes absences” permet d’enregistrer des périodes d’absence pour un formateur.
Le formateur à le choix entre plusieurs modes d’affichage (mois, semaine, jour et liste) et peut visualiser ses absences.
5- Mes documents :
L’onglet “Mes documents” permet au formateur de visualiser tous les documents que l’organisme souhaite partager avec lui ou qu’il a enregistré lui même.
Si l’organisme demande un document du formateur, il peut le charger dans cette section pour qu’il ne soit visible qu’entre lui et l’organisme.
Pour enregistrer un nouveau document, cliquer sur “Nouveau document”.
