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Importation de données

Utilisez l’Importation de donnée/Import Wizard afin d’importer vos prospects, comptes et contacts (limité à 20000 enregistrements) dans votre environnement Cirrus Shield. Un assistant vous guidera tout au long du processus d’import.

Vous devez :

  1. Installer LibreOffice sur votre PC et préparer votre fichier Excel avant de l’importer.
  2. Faire attention aux exigences.
  3. Importer le fichier dans le CRM.
  4. Comprendre les opérations d’import.
  5. Comment corriger un fichier d’erreur.

 1. Installer LibreOffice sur votre PC et Préparer le Fichier Excel


Etape 1: Préparez votre Fichier Excel avec toutes les informations que vous désirez importer dans votre instance Cirrus Shield:

  • Prenez votre Fichier Excel qui contient toutes les données du prospect.
  • Il est obligatoire de commencer par nettoyer le fichier en supprimant tous les doublons, corrigeant les fautes d’orthographe, supprimant toute autre erreur ou information est utile et de réécrire certains champs comme écrits dans Cirrus Shield.

Pour effacer les doublons:

Notez qu’il existe deux façons pour supprimer les doublons dans votre fichier Excel:

  1. Supprimez les en cliquant sur Donnée > Supprimer les doublons.
  2. Détectez-les en utilisant cette formule:{=SI(NB.SI($C$2:C3,C3)>1, “Doublon”,””)}.

Nous vous recommandons de configurer un champ unique par objet dans le CRM afin d’éviter les doublons. Par exemple le champ E-mail est unique pour les prospect et les contacts, et le champ Nom est unique pour les comptes.

Lors du nettoyage il faut également faire attention aux points suivants:

  • Les caractères spéciaux:
 
 
  • Ne pas remplir les cases avec des valeurs si on souhaite pas remplir le champ. Il suffit de garder la case vide

  • Pour les champs de type « Date », il faut remplir la date sous le format suivant: AAAA-MM-JJ

 

  • Pour les champs de type « Liste de sélection », il faut choisir la valeur technique de la liste des valeurs acceptables dans le champ, En l’occurrence, les valeurs du champ « Nature du Mandat » dans le fichier:

 

Pour saisir les valeurs techniques des listes de sélection, il faut visiter la Configuration –> Objets –> Contact –> Champ Liste de sélection –> Details –> Copier les valeurs la colonne « Name »

  • Une fois votre fichier Excel nettoyé, vous devriez comparer ses colonnes avec les champs dans Cirrus Shield.
  • Créer un champ personnalisé si besoin ou une valeur de liste de sélection dans le CRM si nécessaire.

Etape 2: Insérez des colonnes additionnelles dans le fichier Excel. Elles doivent contenir l’Id ou l’Id externe de la personne à qui les enregistrements sont assignés.

Notez que le champ ID externe est un champ de type relation de recherche. Il existe de façon d’importer des données pour un champ de type relation de recherche:

  • En insérant l’Id de l’utilisateur: Configuration > Gestion des utilisateurs. Copiez l’URL de l’Id puis insérez le dans le fichier Excel.
  • En choisissant un champ Id Externe dans l’objet « Utilisateur » comme le champ Nom d’utilisateur pour insérer le nom de l’utilisateur à la place de l’Id: Configuration > Objet > Details > Modifier > Cochez la case champ Id Externe > Enregistrer.
    Maintenant, vous pouvez ajouter un nom d’utilisateur à la personne à qui les enregistrements vont être assignés dans la colonne « Propriétaire » de votre fichier Excel à la place de l’id de l’utilisateur.

Etape 3: Enregistrer votre fichier Excel sous format CSV avec un encodage UTF-8.

Notez que si vous avez des caractères spéciaux (é, è, à, ç…), vous devez enregistrer votre fichier Excel avec l’encodage UTF-8. Nous vous recommandons d’utiliser « LibreOffice Calc » pour cet encodage afin de citer chaque valeur e cellule.

Pour enregistrer votre fichier sous format CSV avec l’encodage UTF-8:

Etape 1: Enrgistrer votre fichier Excel au format CSV.

Etape 2: Enregistrer sous et sélectionner l’encodage UTF-8.

Etape 4: Se Connecter à Cirrus Shield.

Etape 5: Importer votre fichier CSV.


2. Exigences:


1. Format du fichier:

Tous les fichiers doivent être sous format CSV pour qu’il puissent être importé dans l’instance Cirrus Shield.

2. Format Date et Date Heure:

Si vous insérez une date, utilisez le format suivant : AAAA-MM-JJ (2017-02-27).
Si le champ contient une heure, le format deviendra: AAAA-MM-JJ HH:MM:SS+TZ (2017-02-27 12:42:55+01) où le TZ est le fuseau horaire.

3. Format case à coher:

Les valeurs de cases à cocher dans le fichier CSV doivent contenir soit 1 soit 0.

1 = cochée
0 = pas cochée

4. Valeur de liste de sélection ou multi-sélection:

  1. Connectez-vous à Cirrus Shield avec votre profil d’administrateur.
  2. Cliquez sur votre nom, puis sélectionnez Configuration.
  3. Accédez à l’Onglet Objet, puis cliquez sur Détail > Contact.
  4. Rechercher « Industrie », puis cliquez sur Details.
  5. Allez vers le bas, vous verrez toutes les valeurs de liste de sélection de « Industrie », remplacez la valeur dans le fichier Excel par la valeur de liste de sélection présente dans la section « Name »

Pour les valeurs de multi-sélection, les valeurs doivent être séparées par une virgule dans le fichier d’import (ex: « soins de santé,education »). L’utilisation des guillemets est requise si vous avez une virgule entre les valeurs (Ex: « Fermée, Gagnée »)

5. Valeur Numérique

N’ajoutez pas les symboles $ ou % pour les champs de type Devises et les Pourcentages. Ecrivez uniquement les numéros (ex: 10 au lieu de 10%).

6. Relation de recherche

Pour les champs de type « Relation de Recherche », si l’opération d’import est « Upsert », il faut remplir la case avec la valeur du champ ID Externe de l’objet cible. Par exemple dans l’objet « Collectivité », le champ ID Externe est le « Code INSEE ». Il faut donc mettre le code INSEE de la collectivité dans la case (J’ai mis la valeur « 12345 » comme exemple).

 
 
Par contre si l’opération d’import est « Insert » il suffit de saisir l’ID Cirrus Shield de la Collectivité et l’insérer dans la case. L’ID d’un enregistrement se trouve dans son URL (image ci-dessous)
 

 

Champs obligatoires:

En important, la présence des données est obligatoire pour tous les champs obligatoires dans Cirrus Shield.
Par exemple: « Nom » est un champ obligatoire dans Cirrus Shield. Assurez-vous que la colonne « Nom » contient des valeurs dans votre fichier CSV.
Mais si l’opération choisie est « Mettre à jour un enregistrement », vous n’êtes donc pas obligé d’insérer des valeurs pour les champs obligatoires.


3. Importer le fichier Excel dans le CRM


Connectez-vous à Cirrus Shield pour commencer à importer votre fichier Excel:

Mon Profile > Cliquez sur l’onglet Prospect > Cliquez sur le bouton « Importation de données » (En haut du bouton Nouveau)

  1. Chargez votre fichier CSV et sélectionnez le séparateur de texte (, or ;).
  2. Sélectionnez l’object dans lequel vous désirez importer des données. Dans ce cas l’objet Prospect.
  3. Sélectionnez l’opération que vous souhaitez effectuer avec les données:
    • Ajouter des enregistrements (Insert)
    • Mettre à jour des enregistrements (Update)
    • Ajouter et mettre à jour des enregistrements (Upsert)
    • Supprimer des enregistrements (Delete)
  4. Associez les colonnes du fichier Excel avec les champs du CRM.
    La case « Utiliser l’ID » est pour les champs Multi-Lookup, on peut soit utiliser le GUID soit l’Id Externe pour le mapping.
  5. Confirmez vos choix et Démarrez l’importation des données.

4. Opérations d’import


  1. Ajouter des enregistrements (Insert)
    L’insertion des enregistrements vous permet uniquement d’ajouter de nouveaux enregistrements dans le CRM. Assurez-vous toujours de supprimer tous les doublons et de créer un champ unique pour l’email.
  2. Mettre à jour des enregistrements (Update)
    La mise à jour des enregistrements vous permet tout simplement de mettre à jour les enregistrements sans avoir la possibilité de créer de nouveaux. Assurez-vous d’insérer l’Id ou L’Id Externe.
  3. Ajouter et mettre à jour des enregistrements (Upsert)
    Cette action vous permet de faire les deux de ces opérations.
  4. Supprimer des enregistrements (Delete)
    Cette action vous permet de supprimer des enregistrements en masse au sein de l’organisation.
    Par exemple: vous désirez supprimer les prospects dont leur statut est égal à Perdu. Créer alors une vue personnalisée avec les critères de filtres correspondants et exporter la vue en format CSV.
    Télécharger le fichier CSV dans l’importation de données, choisissez l’opération « supprimer des enregistrements » et mapper les colonnes de l’Id ou l’Id externe avec les champs correspondants dans Cirrus Shield.

5. Correction d’une erreur de fichier


L’utilisateur qui a initié l’importation de données reçoit un statut d’email une fois l’opération terminée, ainsi qu’un fichier d’erreur au cas ou certains enregistrements n’ont pas été importés.

  • Ouvrez le fichier avec LibreOffice car Excel ne lis pas les caractères spéciaux. La colonne « Erreur explique pourquoi la donnée n’a pas été importée.
  • Corrigez l’erreur dans l’email et enfin réimportez le fichier d’erreur dans Cirrus Shield.

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