Une fois votre fichier Excel nettoyé, vous devrez comparer ses colonnes avec les champs dans Cirrus Shield.
Si dans votre fichier Excel il existe une colonne qui n’est pas présente en tant que champ dans Cirrus Shield, créez ce champ personnalisé dans le Menu de configuration. Attention à bien choisir son type. S’il est de type « liste de sélection » ne pas oublier d’insérer une valeur.
Insérez des colonnes additionnelles dans le fichier Excel si besoin.
Les données que vous intégrez dans le CRM doivent respecter un format spécifique selon le type de champ.
Pour éviter les messages d’erreur après l’import du fichier, voici les exigences et formats à respecter avant d’importer le fichier dans Cirrus Shield :
1- Format valeur de liste de sélection ou multi-liste de sélection.
2- Format date et date/heure.
3- Format case à cocher.
4- Format Devise ou pourcentage.
5- Champs obligatoires.
6- Insérer la colonne Propriétaire/ Utilisateur CRM dans le fichier Excel.
1- Format valeur de liste de sélection ou multi-liste de sélection
Pour les champs de type Liste de sélection, il faut choisir la valeur technique de la liste des valeurs.
Pour saisir les valeurs techniques des listes de sélection, il faut :
visiter la Configuration dans Cirrus Shield > Objets > Contact (ou l’objet dans le quel vous importez vos données (Prospect/Compte..)) > Détail -> Champs personnalisés > Cliquez sur Détail du champ liste de sélection (Ex: Secteur d’activité) > Copier les valeurs de la colonne « Name » > Collez chaque valeur dans la cellule convenable dans le fichier Excel :
En l’occurrence, les valeurs du champ « Secteur d’activité » :
Pour les valeurs de multi-sélection, les valeurs doivent être séparées par une virgule et doivent reprendre le format de la valeur technique API (Français = Francais)
2- Format Date et Date/heure
Pour les champs de type Date, il faut remplir la date sous le fomat suivant : AAAA-MM-JJ (2021-11-28)
Pour les champs de type Date/Heure, il faut remplir la date sous le format suivant : AAAA-MM-JJ HH:MM:SS+TZ (2021-11-28 12:21:05+01) où le TZ est le fuseau horaire (TimeZone en anglais)
Vous pouvez changer le format de la date en cliquant sur Accueil > Standard > Autres formats numériques :
Cliquez sur Personnalisée (dans la liste à gauche) et dans la section Type (au milieu) écrivez le format correct puis sauvegardez.
3- Format case à cocher
Les valeurs de cases à cocher dans le fichier doivent contenir soit 1 soit 0.
1 = cochée
0 = pas cochée
4- Format Devise ou pourcentage
N’ajoutez pas les symboles $ ou % pour les champs de type Devise et les Pourcentage. Ecrivez uniquement les numéros (ex: 10 au lieu de 10%).
5- Champs obligatoires
En important, la présence des données est obligatoire pour tous les champs obligatoires dans Cirrus Shield.
Par exemple: « Nom » est un champ obligatoire dans Cirrus Shield. Assurez-vous que la colonne « Nom » contient des valeurs dans votre fichier Excel.
Mais si l’opération choisie est « Mettre à jour un enregistrement », vous n’êtes donc pas obligé d’insérer des valeurs pour les champs obligatoires.
6- Insérer la colonne Propriétaire/ Utilisateur CRM dans le fichier Excel
Pour éviter l’échec de l’import, il faut ajouter une colonne essentielle à la fin de votre fichier Excel qui est la colonne Propriétaire ou Utilisateur CRM. Cette étape est essentielle car les données doivent être liée à l’Utilisateur du CRM qui est vous (le propriétaire de ce CRM). Dans cette colonne que vous ajoutez, il doit y avoir l’Id ou l’Id Externe du Propriétaire présent dans votre CRM. Nous expliquerons ci-dessous la différence entre ces deux termes et les étapes à suivre.
Dans votre CRM, le champ Propriétaire est présent sur tous les objets. C’est un champ de type relation de recherche.
Il existe deux façons de remplir la colonne Propriétaire/ Utilisateur CRM dans le fichier :
- En insérant l’Id de l’Utilisateur :
Configuration dans Cirrus Shield > Gestion des utilisateurs > Cliquer sur le Nom de l’utilisateur en bleu > Copier L’Id présent dans l’URL en haut dans votre navigateur > Insérez cet Id dans le fichier Excel dans la colonne Propriétaire/Utilisateur CRM. (dans ce cas l’Id est 2592193136117681113)
2. En choisissant un champ Id Externe dans l’objet Propriétaire (exemple l’Identifiant/Username) :
Configuration ans Cirrus Shield > Objet > Utilisateur > Détails > Modifier Identifiant > Cochez la case champ Id Externe > Enregistrer.
Maintenant, vous pouvez ajouter l’identifiant de l’utilisateur dans la colonne « Propriétaire » de votre fichier Excel à la place de l’id mentionné dans le point numéro 1.
Si l’opération d’import est « Insert » : il suffit de saisir l’Id Cirrus Shield de l’Objet et l’insérer dans la cellule du fichier Excel. L’Id d’un enregistrement se trouve dans son URL (point numéro 1).
Si l’opération d’import est « Upsert » : il faut remplir la cellule du fichier Excel avec la valeur du champ Id Externe de l’objet cible.
(Par exemple dans l’objet « Collectivité », le champ ID Externe est le « Code INSEE ». Il faut donc mettre le code INSEE de la collectivité dans la case).
Ordre d’import
De manière générale si un objet a une relation avec un autre objet alors il doit être importé après l’objet auquel il est lié. Par exemple un contact est lié à un compte. Il faut donc importer les comptes avant les contacts. Exemple :
- Pour le fichier des clients : 1- Importer les sociétés (comptes) / 2- Importer les contacts clients.
- Pour le fichier des sessions de formation : 1- Importer les sociétés / 2- Importer les contacts / 3- Importer le catalogue de formation/ 4- Importer les formateurs / 5- Importer les sessions de formation
Vous êtes maintenant prêts à convertir votre fichier Excel sous format CSV avant de l’importer dans Cirrus Shield
