Il faut toujours commencer par nettoyer le fichier en supprimant tous les doublons, corrigeant les fautes d’orthographe, supprimant toute autre erreur, espace ou information inutile.
Voici les étapes à suivre pour nettoyer votre fichier Excel:
Étape 1 : Supprimer les doublons
Étape 2 : Corriger les fautes d’orthographe et caractères spéciaux
Étape 3 : Faire attention aux cellules vides
Étape 4 : Supprimer les espaces inutiles avant ou après les e-mails
Étape 1 : Supprimer les doublons
Ouvrez votre fichier Excel qui contient toutes les données.
Notez qu’il existe deux façons pour supprimer les doublons dans votre fichier Excel :
Option 1:
1- Sélectionnez la colonne dans laquelle vous voulez récupérer et supprimer les doublons (email, adresse…).
2- Allez dans « Données ».
3- Cliquez sur « Supprimer les doublons ».
4- Cliquez sur « Supprimer les doublons… » et cocher la case » Continuer avec la sélection en cours » lorsque vous recevrez le message ci-dessous :
5- Cliquez sur « OK »
Option 2:
Détectez les doublons en utilisant la formule ci-dessous sur une colonne que vous insérez avant la colonne où vous voulez repérer les doublons. Dans ce cas il faut insérer la formule avant la colonne D et écrire :
=SI(NB.SI($D$2:D3, D5)>1, “Doublon”,””)
Excel surligne en rouge les doublons comme indiqué ci-dessus.
Note : Nous vous recommandons de configurer un champ unique par objet dans le CRM afin d’éviter les doublons. Par exemple le champ E-mail est unique pour les prospect et les contacts, et le champ Nom est unique pour les comptes.
Étape 2 : Corriger les fautes d’orthographe et caractères spéciaux
Il est important de corriger les fautes d’orthographe dans le fichier pour ne pas perdre de temps à les corriger un à un dans le CRM.
Il faut également faire attention aux caractères spéciaux (@¤√\©…) et les remplacer pas les bonnes lettres :
Étape 3 : Faire attention aux cellules vides
Ne pas remplir les cases avec des valeurs si on ne souhaite pas remplir le champ, il suffit de garder la case vide.
Il faut également supprimer tous les espaces inutiles dans la cellule :
Étape 4 : Supprimer les espaces inutiles avant ou après les e-mails
Lorsque vous insérez vos e-mails dans votre fichier, il se peut qu’il y ait des espaces avant ou après ces e-mails. Il faut supprimer ces espaces :
Vous êtes maintenant prêts à corriger les formats du fichier !
