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4-Paramétrages et Synchronisations des événements

Vous pouvez aisément garder vos événements Outlook et Salesforce synchronisés grâce à l’extension Outlook pour Cirrus Shield. Cette synchronisation permet de maintenir un affichage précis de votre disponibilité lorsque vous créez des événements et des demandes de réunion à partir de votre calendrier dans Cirrus Shield.

Pour commencer à paramétrer l’ensemble des éléments à synchroniser cliquez sur l’onglet Evènement présent dans la barre des paramétrages.

La configuration définit les éléments suivants :

  • La direction du flux des données entre Outlook et Cirrus Shield,
  • L’action exécutée en cas de conflits de données,
  • Les règles et paramètres de synchronisation (période de synchro, dossier destination Outlook),
  • L’objet Cirrus Shield à correspondre avec l’objet Evènement de Outlook,
  • Le mappage des champs entre Outlook et Cirrus Shield.

4.1 Paramètres de synchro

Nous allons expliquer chronologiquement chaque élément présent dans l’image ci-dessous :


Direction de synchro :

Définissez la direction de synchronisation de vos événements. Vous pouvez choisir:

  • Une synchronisation des événements de Outlook vers Cirrus Shield: Les événements qui existent dans Cirrus Shield ne sont pas synchronisés dans Outlook. Uniquement les événements qui existent dans Outlook seront créés dans Cirrus Shield.

ATTENTION ⚠ En cas de conflit (si un événement avec les mêmes critères de correspondances existe déjà dans Cirrus Shield), l’événement dans Cirrus Shield sera écrasé par l’événement venant de Outlook. ⚠

  • Une synchronisation des événements de Cirrus Shield vers Outlook : Les événements qui existent dans Outlook ne sont pas synchronisés dans Cirrus Shield. Uniquement les événements qui existent dans Cirrus Shield seront créés dans Outlook.
  • Une synchronisation dans les deux sens :
    Les événements dans Outlook seront synchronisés dans Cirrus Shield et les événements dans Cirrus Shield seront synchronisés dans Outlook.

ATTENTION ⚠ En cas de conflit, le paramètre de résolution des conflits ci-dessous déterminera la manière dont il sera résolu. ⚠


Comportement de conflit

Un conflit se produit dans deux cas :

  1. Lors de la synchronisation d’un événement entre Cirrus Shield et Outlook, le système constate que le même événement (basé sur les critères de correspondance qui sont par défaut le sujet, la date de création et la date de fin) existe de l’autre côté.
  2. Lorsque le même événement a été modifié indépendamment dans Outlook et Cirrus Shield. Par exemple, vous pouvez mettre à jour la date d’un événement dans Outlook et mettre à jour le lieu de l’événement dans Cirrus Shield. Lorsqu’un conflit est détecté, la version qui écrase l’autre est choisie en fonction du paramètre de résolution de conflit : -Si votre configuration spécifie que Outlook gagne toujours, la version Outlook de l’enregistrement remplace la version Cirrus Shield dans les deux côtés.
    – Si votre configuration spécifie que Cirrus Shield gagne toujours, la version Cirrus Shield de l’enregistrement remplace la version Outlook dans les deux côtés.

Dossier Outlook à synchroniser dans Cirrus Shield

Assurez-vous que vos dossiers Outlook incluent les éléments que vous souhaitez synchroniser, puis choisissez le dossier souhaité.


Inclure les événements privés dans Outlook

Vous pouvez cocher la case “Inclure les événements privés dans Outlook” pour synchroniser les éléments que vous avez marqués comme étant privés dans Outlook. Par défaut cette case n’est pas cochée. Les événements privés qui existent dans le dossier de synchronisation ne font pas partie de la synchronisation.

ATTENTION : Si vous synchronisez un évènement, puis vous cochez cet évènement comme privé dans Outlook, il ne sera plus synchronisé entre Outlook et Cirrus Shield tant que La case « Inclure les évènements privés dans Cirrus Shield » est décochée. ⚠


Synchroniser avec la catégorie Cirrus Shield dans Outlook

Vous pouvez cocher la case “Synchroniser avec la catégorie Cirrus Shield dans Outlook”. Si la case est cochée, n’importe quel événement venant de Cirrus Shield sera sous la catégorie Cirrus Shield dans Outlook. Également, n’importe quel événement dans le dossier de synchro de Outlook qui n’appartient pas à la catégorie Cirrus Shield ne sera pas synchronisé.

REMARQUES ⚠ Si vous synchronisez des enregistrements sans les inclure dans la catégorie Cirrus Shield, puis vous cochez « Synchroniser avec la catégorie Cirrus Shield dans Outlook », ces enregistrements ne seront plus synchronisés tant que cette case est cochée⚠.


Synchroniser automatiquement

Changez la période de synchronisation. Vous pouvez :

  • Ne pas synchroniser automatiquement (Le système n’effectuera aucune synchronisation en arrière-plan. Le seul moment où les éléments seront synchronisés est lorsque l’utilisateur clique sur « Synchroniser Evénements») ;
  • Synchroniser chaque 1 heure;
  • Synchroniser chaque 8 heures;
  • Synchroniser chaque 24 heures;
  • Synchroniser chaque semaine.

À tout moment, vous pouvez choisir de synchroniser vos contacts manuellement en cliquant sur le bouton Synchro Événements. 


Fenêtre de synchronisation

La fenêtre de synchronisation détermine quels événements vous voulez synchroniser. Cette option garantit que pas tous les événements Outlook seront inclus dans la synchronisation. Ceci est utile dans le cas où Outlook contient une énorme quantité d’événements. Cela réduira le temps nécessaire à la synchronisation. On n’a besoin que des événements les plus proches. 

Choisissez l’intervalle de temps qui vous convient :

4.2 Correspondances des objets et des champs

Dans cette section, il s’agit du mappage qui définit les correspondances entre les champs Cirrus Shield et Outlook lors de la synchronisation des éléments entre les deux systèmes.

  • Choisissez la correspondance de l’objet événement parmi les objets listés.
  • Définissez comment Outlook gère les correspondances multiples avec les événements Cirrus Shield lors de la synchronisation initiale d’un événement avec Outlook. Sélectionnez le champ Outlook qui doit correspondre au champ Cirrus Shield. La liste n’affiche que les champs dans Cirrus Shield qui sont marqués comme «ID unique» pour éviter les doublons et les erreurs de correspondance. Les événements sont mis en correspondance avec 3 champs en même temps: le titre, la date de début et la date de fin. Cela car un événement n’a pas de champ unique qui le définit (Comme le email pour un contact par exemple).
  • Mappez chaque champ d’événement Outlook avec un champ Cirrus Shield.

    Note :
    – Les champs qui restent vides ne seront mis en correspondance avec aucun champ de Cirrus Shield (sauf s’ils sont obligatoires qui doivent être mis en correspondance).
    – Les champs mappés entre CIRRUS SHIELD et OL doivent être du même type (le champ « début » correspondant à la date de début d’un événement Outlook doit être mappé à un champ de type date/heure dans Cirrus Shield.

Une fois le mappage terminé, Sauvegardez les configurations réalisées. Pour revenir aux paramètres par default, cliquez sur Valeurs par défaut.


Création d’un événement:

Si un événement est créé in Outlook et n’existe pas dans Cirrus Shield, il peut être créé dans Cirrus Shield. (en fonction de la direction de synchronisation et du comportement de conflit) et vice versa.


Modification d’un événement:

Outlook vers Cirrus Shield + Outlook gagne toujours:

  • événement modifié dans Outlook -> événement modifié dans Cirrus Shield
  • événement modifié dans Cirrus Shield -> événement pas modifié dans Outlook
  • événement modifié dans Cirrus Shield et Outlook, -> événement modifié en fonction du comportement de conflit. Ici Outlook gagne.

Cirrus Shield vers Outlook + Outlook gagne toujours:

  • Contact modifié dans Outlook -> événement pas modifié dans Cirrus Shield
  • événement modifié dans Cirrus Shield -> événement modifié dans Outlook
  • événement modifié dans Cirrus Shield et Outlook, -> événement modifié en fonction du comportement de conflit. Ici Outlook gagne.
Outlook vers Cirrus Shield + Cirrus Shield gagne toujours:
  • événement modifié dans Outlook = événement modifié dans Cirrus Shield
  • événement modifié dans Cirrus Shield = événement pas modifié dans Outlook
  • événement modifié dans Cirrus Shield et Outlook, = événement modifié en fonction du comportement de conflit. Ici Cirrus Shield gagne.
Cirrus Shield vers Outlook + Cirrus Shield gagne toujours:
  • -événement modifié dans Outlook = événement pas modifié dans Cirrus Shield
  • événement modifié dans Cirrus Shield = événement modifié dans Outlook
  • événement modifié dans Cirrus Shield et Outlook = événement modifié en fonction du comportement de conflit. Ici Cirrus Shield gagne.

Dans les 2 sens : événement modifié en fonction du comportement de conflit.


Suppression d’un événement:

Si Outlook gagne toujours:

  • événement est supprimé dans Outlook = événement est supprimé de CIRRUS SHIELD
  • événement est supprimé dans CIRRUS SHIELD = événement n’est pas supprimé de Outlook
  • événement est supprimé dans CIRRUS SHIELD = événement n’est pas recréé dans CIRRUS SHIELD
  • événement est supprimé dans CIRRUS SHIELD & mis à jour dans Outlook = Il est recréé dans CIRRUS SHIELD.

Si Cirrus Shield gagne toujours :

  • événement est supprimé dans CIRRUS SHIELD = événement doit être supprimé dans Outlook
  • événement est supprimé dans Outlook = événement n’est pas supprimé de CIRRUS SHIELD
  • événement est supprimé dans Outlook = événement n’est pas recréé dans Outlook
  • événement est supprimé dans Outlook & updated in CIRRUS SHIELD = Il est recréé dans Outlook.
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