1. Accueil
  2. Guide Admin
  3. Extension Outlook
  4. 3-Paramétrages et Synchronisations des contacts

3-Paramétrages et Synchronisations des contacts

Vous pouvez aisément garder vos contacts Outlook et Cirrus Shield synchronisés grâce à l’extension Outlook pour Cirrus Shield. Pour commencer à paramétrer l’ensemble des éléments à synchroniser cliquez sur l’onglet Contact présent dans la barre des paramétrages.

Votre configuration Outlook pour les contacts définit les éléments suivants :

  • La direction du flux de données entre Outlook et Cirrus Shield
  • L’action exécutée en cas de conflits de données
  • Les règles et paramètres de synchronisation (période de synchro, dossier destination Outlook)
  • Les éléments qui doivent être inclus dans la synchro
  • L’objet Cirrus Shield à correspondre avec l’objet Contact de Outlook
  • Le mappage des champs entre Outlook et Cirrus Shield

3.1 Paramètres de synchro


Nous allons expliquer chronologiquement chaque élément présent dans l’image ci-dessous:


Direction de synchro

Définissez la direction de synchronisation de vos contacts. Vous pouvez choisir:

  • Une synchronisation des contacts de Outlook vers Cirrus Shield :
    Uniquement les contacts qui existent dans Outlook seront créés dans Cirrus Shield. Les contacts qui existent dans Cirrus Shield ne seront pas synchronisés dans Outlook.

ATTENTION ⚠ En cas de conflit (si un contact avec les mêmes critères de correspondances existe déjà dans Cirrus Shield), le contact dans Cirrus Shield sera écrasé par le contact provenant de Outlook. ⚠

  • Une synchronisation des contacts de Cirrus Shield vers Outlook :
    Les contacts qui existent dans Outlook ne sont pas synchronisés dans Cirrus Shield. Uniquement les contacts qui existent dans Cirrus Shield seront créés dans Outlook.
  • Une synchronisation dans les deux sens : Les contacts dans Outlook seront synchronisés dans Cirrus Shield et les contacts dans Cirrus Shield seront synchronisés dans Outlook.

ATTENTION ⚠ En cas de conflit, le paramètre de résolution des conflits ci-dessous déterminera la manière dont il sera résolu. ⚠


Comportement de conflit

Un conflit se produit dans deux cas :

  1. Lors de la synchronisation d’un contact entre Cirrus Shield et Outlook, le système constate que le même contact (basé sur les critères de correspondance, par exemple l’e-mail) existe de l’autre côté.
  2. Lorsque le même contact a été modifié indépendamment dans Outlook et Cirrus Shield. Par exemple, vous pouvez mettre à jour l’e-mail d’un contact dans Outlook et mettre à jour le même titre de poste dans Cirrus Shield.
    Lorsqu’un conflit est détecté, la version qui écrase l’autre est choisie en fonction du paramètre de résolution de conflit :
    – Si votre configuration spécifie que Outlook gagne toujours, la version Outlook de l’enregistrement remplace la version Cirrus Shield dans les deux côtés.
    – Si votre configuration spécifie que Cirrus Shield gagne toujours, la version Cirrus Shield de l’enregistrement remplace la version Outlook dans les deux côtés.
Dossier Outlook à synchroniser dans Cirrus Shield

Assurez-vous que vos dossiers Outlook incluent les éléments que vous souhaitez synchroniser, puis choisissez le dossier souhaité.


Inclure les contacts privés dans Outlook

Vous pouvez cocher la case “Inclure les contacts privés dans Outlook” pour synchroniser les éléments que vous avez marqués comme étant privés dans Outlook. Par défaut cette case n’est pas cochée. Les contacts privés qui existent dans le dossier de synchronisation ne font pas partie de la synchronisation).

ATTENTION ⚠ Si vous synchronisez un contact, puis vous cochez ce contact comme privé dansOutlook, ce contact ne sera plus synchronisé entre Outlook et Cirrus Shield tant que. La case « Inclure les contacts privés dans Cirrus Shield » est décochée.⚠


Synchroniser avec la catégorie CIRRUS SHIELD dans Outlook

Vous pouvez cocher la case « Synchroniser avec la catégorie Cirru Shield dans Outlook« .Si la case est cochée, n’importe quel contact venant de Cirrus Shield sera sous la catégorie Cirrus Shield dans Outlook. Également, n’importe quel contact dans le dossier de synchro de Outlook qui n’appartient pas à la catégorie Cirrus Shield ne sera pas synchronisé.

REMARQUE Si vous synchronisez des enregistrements sans les inclure dans la catégorie Cirrus Shield, puis vous cochez « Synchroniser avec la catégorie Cirrus Shield dans Outlook », ces enregistrements ne seront plus synchronisés tant que cette case est cochée.

Enregistrements de Cirrus Shield à synchroniser

Choisissez si vous désirez synchroniser tous les enregistrements ou synchroniser uniquement mes enregistrements. En choisissant de synchroniser uniquement vos enregistrements, cela signifie que vous ne synchronisez que les enregistrements qui sont créés par vous.


Synchroniser automatiquement

Changez la période de synchronisation. Vous pouvez :

  • Ne pas synchroniser automatiquement. Le système n’effectuera aucune synchronisation en arrière-plan. Le seul moment où les éléments seront synchronisés est lorsque l’utilisateur clique sur «Synchro Contacts») ;
  • Synchroniser chaque 1 heure;
  • Synchroniser chaque 8 heures;
  • Synchroniser chaque 24 heures;
  • Synchroniser chaque semaine.


À tout moment, vous pouvez synchroniser vos contacts manuellement en cliquant sur le bouton Synchro Contacts.


3.2 Correspondances des objets et des champs


Dans cette section, il s’agit du mappage qui définit les correspondances entre les champs Cirrus Shield et Outlook lors de la synchronisation des éléments entre les deux systèmes.

  • Choisissez la correspondance de l’objet contact parmi les objets listés: Contact, Prospect, ou d’autres objets customisés… puis les champs correspondants de l’objet sélectionné.
  • Définissez comment Outlook gère les correspondances multiples avec les contacts Cirrus Shield lors de la synchronisation initiale d’un contact avec Outlook. Sélectionnez le champ Outlook qui doit correspondre au champ CS. La liste n’affiche que les champs dans CS qui sont marqués comme «ID unique» pour éviter les doublons et les erreurs de correspondance.
  • Mappez chaque champ de contact Outlook avec un champ Cirrus Shield. Vous pouvez mapper également l’image du contact ainsi que son adresse correspondante (postale, domicile, professionnelle, personnelle…)

    NOTE : Les champs qui restent vides ne seront mis en correspondance avec aucun champ de Cirrus Shield (sauf s’ils sont obligatoires qui doivent être mis en correspondance). Les champs mappés entre CIRRUS SHIELD et OL doivent être du même type (le champ « email » correspondant à l’email d’un contact Outlook doit être mappé à un champ de type Email dans Cirrus Shield.
  • Enfin, sélectionnez le champ correspondant au nom de l’entreprise. Il doit s’agir d’un ID unique pour éviter les doublons.

Une fois le mappage terminé, Sauvegardez les configurations réalisées. Pour revenir aux paramètres par default, cliquez sur Valeurs par défaut.


3.3 Synchronisation


Lorsque vous cliquez sur Synchroniser Contacts, un panel s’ouvre avec tous les éléments qui indiquent le processus de synchronisations. Vous saurez le nombre de contacts qui ont réussi à être synchronisés et ceux qui ont échoués dans chaque direction.

En cliquant sur «Vue», vous pouvez voir quelques détails sur les 100 premiers contacts.

Pour plus de détails, cliquez sur «Ouvrir le Rapport .CIRRUS SHIELDV». Un fichier CIRRUS SHIELDV s’ouvrira après avoir été téléchargé localement et affichera tout le rapport complet de tous les contacts synchronisés.


Création d’un contact:

Si un enregistrement est créé in Outlook et n’existe pas dans Cirrus Shield, il prut être créé dans Cirrus Shield. (en fonction de la direction de synchronisation et du comportement de conflit) et vice versa.


Modification d’un contact:

Outlook vers Cirrus Shield + Outlook gagne toujours:

  • Contact modifié dans Outlook = Contact modifié dans Cirrus Shield
  • Contact modifié dans Cirrus Shield = Contact pas modifié dans Outlook
  • Contact modifié dans Cirrus Shield et Outlook, = bContact modifié en fonction du comportement de conflit. Ici Outlook gagne.

Cirrus Shield vers Outlook + Outlook gagne toujours:

  • Contact modifié dans Outlook = Contact pas modifié dans Cirrus Shield
  • Contact modifié dans Cirrus Shield = Contact modifié dans Outlook
  • Contact modifié dans Cirrus Shield et Outlook, = Contact modifié en fonction du comportement de conflit. Ici Outlook gagne.

Outlook vers Cirrus Shield + Cirrus Shield gagne toujours:

  • Contact modifié dans Outlook = Contact modifié dans Cirrus Shield
  • Contact modifié dans Cirrus Shield = Contact pas modifié dans Outlook
  • Contact modifié dans Cirrus Shield et Outlook, = Contact modifié en fonction du comportement de conflit. Ici Cirrus Shield gagne.

Cirrus Shield vers Outlook + Cirrus Shield gagne toujours:

  • Contact modifié dans Outlook = Contct pas modifié dans Cirrus Shield
  • Contact modifié dans Cirrus Shield = Contact modifié dans Outlook
  • Contact modifié dans Cirrus Shield et Outlook = Contact modifié en fonction du comportement de conflit. Ici Cirrus Shield gagne.

Dans les 2 sens :

Contact modifié en fonction du comportement de conflit.


Suppression d’un contact:

Si Outlook gagne toujours:

  • Le Contact est supprimé dans Outlook = Le contact est supprimé de CIRRUS SHIELD
  • Le Contact est supprimé dans CIRRUS SHIELD = Le contact n’est pas supprimé de Outlook
  • Le Contact est supprimé dans CIRRUS SHIELD = Le contact n’est pas recréé dans CIRRUS SHIELD
  • Le Contact est supprimé dans CIRRUS SHIELD & mis à jour dans Outlook = Il est recréé dans CIRRUS SHIELD.

Si Cirrus Shield gagne toujours :

  • Le contact est supprimé dans CIRRUS SHIELD = Le contact doit être supprimé dans Outlook
  • Le contact est supprimé dans Outlook = Le contact n’est pas supprimé de CIRRUS SHIELD
  • Le contact est supprimé dans Outlook = Le contact n’est pas recréé dans Outlook
  • Le contact est supprimé dans Outlook & updated in CIRRUS SHIELD = = Il est recréé dans Outlook.
Cet article vous a-t-il été utile ? Oui Non

Comment pouvons-nous aider ?